La procédure d'appel en matière d'approbation des publicités sur les cosmétiques

1.1 Une procédure d’appel est mise à la disposition de tout annonceur dont les textes publicitaires ont été rejetés, en tout ou en partie, par la Division des cosmétiques des Normes canadiennes de la publicité (NCP).

1.2 L’annonceur doit interjeter appel par écrit, dans un délai raisonnable, après avoir reçu l’avis de refus de la Division des cosmétiques.

1.3 La demande d’appel doit être acheminée directement à la vice-présidente, Division des normes de NCP, et une copie doit être transmise à la vice-présidente, Services d’approbation de NCP.

 

2.1 Toute demande d’appel sera acceptée si, de l’avis de la Division des normes, et compte tenu des textes en question et des circonstances, :

a. il appert que l’annonceur a déployé des efforts raisonnables en vue de négocier l’approbation des textes qui ont été rejetés, et

b. il appert qu’un Comité d’appel, agissant de manière raisonnable, pourrait déterminer que les textes :

• ne contreviennent pas, contrairement à ce qu’avait conclu la Division des cosmétiques, aux dispositions de la Loi sur les aliments et drogues et/ou aux règlements y afférents (avec toutes leurs modifications successives); ou,
• ne contrevient(nent) pas, ou ne sont pas assujettis aux dispositions contenues dans les lignes directrices : Allégations acceptables pour la publicité et l’étiquetage des cosmétiques ou dans toute autre ligne directrice ou énoncé de politique que la Division des cosmétiques a invoquées pour rejeter les textes en question.

2.2 La division des Normes se prononcera, dans les deux jours ouvrables qui suivent, sur la demande d’appel, en vertu de l’alinéa 2.1 ci-dessus, et informera en même temps l’annonceur et la Division des cosmétiques de sa décision d’accepter ou de rejeter la demande d’appel. Si la demande d’appel de l’annonceur est acceptée, une copie de l’avis sera envoyée à Santé Canada.

 

3.1 Généralement, l’appel sera entendu dans les cinq jours ouvrables suivant la réception, par l’annonceur, de l’avis de la Division des normes l’informant que sa demande d’appel a été acceptée.

3.2 L’annonceur ou la Division des cosmétiques peut, à n’importe quel moment avant le début de l’audience devant le Comité d’appel, demander à la Division des normes une prolongation de délai raisonnable pour l’audition de l’appel.

 

4.1 La Division des normes, ayant avisé les parties que l’appel a été accepté, mettra sur pied un Comité d’appel composé de trois membres (comprenant un président nommé par elle) qui ne sont pas en conflit d’intérêts dans l’affaire et qui entendront et examineront cette dernière.

4.2

a. Chaque Comité d’appel sera composé de trois membres provenant d’une banque de personnes ressources représentant les annonceurs, les agences de publicité ou les médias (deux représentants) de même que le public (un représentant). Les personnes ressources représentant les associations d’annonceurs peuvent être choisies parmi les groupes suivants : l’Association canadienne des annonceurs, l’Association canadienne des cosmétiques, produits de toilette et parfums, Les produits alimentaires et de consommation du Canada et NDMAC.

b. Si, dans un cas particulier, il n’est pas possible de convoquer un Comité d’appel constitué de représentants de tels milieux, en raison de la non-disponibilité des membres candidats, la Division des normes doit être en mesure de nommer des remplaçants.

c. Dans chaque cas, l’annonceur et la Division des cosmétiques recevront à temps un préavis écrit les informant de l’identité des membres du Comité qui entendra l’appel.

d. L’annonceur ou la Division des cosmétiques peut s’objecter à la participation d’un membre en particulier s’il ou si elle a une crainte raisonnable de partialité de la part de cette personne. Une telle objection doit être formulée par écrit et parvenir à la Division des normes dans les deux jours ouvrables suivant la divulgation de l’identité des membres du Comité à la partie qui s’objecte.

4.3 Chaque personne invitée à siéger au Comité d’appel sera tenue d’attester qu’elle n’est pas, en entendant l’appel, en conflit d’intérêts et devra s’engager à respecter la confidentialité de tous les aspects de l’appel et du matériel soumis.

4.4 Santé Canada et/ou tout autre organisme de réglementation pertinent qui dit avoir un intérêt dans l’appel, peut, de son propre chef, désigner un porte-parole qui assistera et qui participera aux procédures d’appel. Par ailleurs, un ou plusieurs de ces organismes peut être convoqué à l’audience par toute partie à l’appel, y compris le président, afin de faire bénéficier le Comité de son expertise qui peut s’avérer pertinente à l’audience et permettre de résoudre le litige porté en appel.

4.5 Le Comité d’appel se réunira pour entendre l’appel dans les locaux des Normes canadiennes de la publicité, à la date la plus rapprochée possible qui convienne à toutes les parties en cause, y compris les membres du Comité d’appel. La Division des normes peut décider qu’une ou plusieurs des parties en cause et/ou les membres du Comité d’appel, peuvent participer à l’audience par conférence téléphonique.

4.6 Au moins un jour ouvrable avant l’audition de l’appel, la Division des normes doit recevoir et réacheminer sans délai à l’autre partie (ou autres parties), aux membres du Comité d’appel et aux parties identifiées à l’alinéa 4.4. ci-dessus l’exposé des précisions écrit de la cause que soumettront l’annonceur et la Division des cosmétiques aux membres du Comité d’appel, lors de l’audience.

 

5.1 Le seul matériel qui peut faire l’objet de l’appel et être examiné par le Comité d’appel est le texte rejeté, identifié par un numéro de dossier assigné par la Division des cosmétiques, les visuels réalisées à partir du texte rejeté et les documents écrits (y compris, mais sans s’y limiter, la correspondance et les notes de service échangées entre les parties au sujet du texte rejeté et qui ont été jointes à la demande d’appel de l’annonceur).

 

6.1 Chaque audition de l’appel doit se dérouler conformément à la procédure suivante :

a. Toutes les parties à l’appel seront présentes à l’audience en même temps.

b. Un représentant de la Division des normes sera également présent à l’audience et pendant toute la durée de cette dernière, jusqu’à que ce qu’une décision soit rendue par le Comité d’appel. Le rôle du représentant de la Division des normes est d’informer le Comité d’appel, de manière objective, de la Procédure d’appel en matière d’approbation des publicités sur les médicaments destinées aux consommateurs et des décisions antérieures rendues par d’autres comités. Il ne doit cependant pas participer à la prise de décision subjective du Comité d’appel. Si ce dernier lui en fait la demande, le représentant peut aussi agir comme secrétaire de séance durant les délibérations du Comité.

c. Le représentant de la Division des cosmétiques de NCP sera le premier à s’exprimer, sans interruption, précisant les raisons pour lesquelles le texte publicitaire en question a été rejeté. Son exposé sera suivi par une période de questions pour les membres du Comité d’appel et l’annonceur.

d. Tout porte-parole de Santé Canada et/ou de tout autre organisme de réglementation (voir l’alinéa 4.4. ci-dessus), s’il est présent et s’il demande à être entendu (ou s’il a été invité à déposer), sera la deuxième personne à être entendue sans interruption. Cette déposition sera suivie d’une période de questions pour les membres du Comité et de la Division des cosmétiques et pour l’annonceur.

e. Le troisième exposé sera fait, sans interruption, par l’annonceur, suivi par une période de questions pour les membres du Comité et ceux de la Division des cosmétiques.

f. Chaque partie sera invitée, dans le même ordre d’apparition, à présenter, de manière brève et sommaire, ses conclusions finales.

g. Les représentants de la Division des cosmétiques et de l’annonceur (et, s’il y a lieu, les porte-parole de Santé Canada et/ou de tout autre organisme de réglementation), seront invités à se retirer lorsque les membres du Comité auront jugé qu’ils ont suffisamment d’information pour conclure leurs délibérations, qui se dérouleront à huis clos. Néanmoins, le Comité d’appel pourra rappeler un ou plusieurs participants à l’audience afin de lui demander des précisions ou d’élaborer davantage sur les questions soulevées pendant l’audience. Au sous-alinéa 6.1 (g), le terme « participants » inclut les personnes dont il est fait mention aux sous-alinéas (c), (d) et (e) de l’alinéa 6.1

h. Les décisions rendues par le Comité d’appel seront votées à la majorité.

i. Toutes les décisions rendues seront finales et lieront toutes les parties en cause. Elles ne pourront faire l’objet d’un appel subséquent.

j. Un avis écrit de même que la justification des décisions rendues par le Comité d’appel seront transmis, en même temps, à toutes les parties aux procédures, dans les deux (2) jours ouvrables suivant la fin de l’audience.

6.2 La confidentialité : Sont confidentiels le fait qu’un appel a été interjeté ou le fait qu’un appel soit (ou a été) entendu de même que tous les détails concernant l’issue de l’audition d’un appel; cela vaut tant pour l’annonceur appelant que pour les membres du Comité d’appel, de la Division des cosmétiques et de Santé Canada.

Toute demande de renseignements, de la part de tiers, au sujet d’un message publicitaire sur des cosmétiques qui a été, dans les faits, approuvé par les membres du Comité d’appel et qui a été, par la suite, diffusé au Canada, doit être réacheminée, sans commentaires, à la Division des cosmétiques qui, seule, pourra reconnaître que la publicité, telle qu’elle a été réalisée, a fait l’objet d’un appel et a été approuvée.